Comment automatiser le suivi d’échantillons en laboratoire ?

Date de publication :

02/09/2022

Catégories :

Case Studies | Industrie Pharmaceutique & Chimique | SolSample

In 2019, two Swiss Biotech & Pharmaceutical companies contacted us in order to optimize and automatized their sample tracking. Due to strict regulations in place in those industry, they haven’t started digitalization like in other filed and where in need for a change.

En 2019, deux entreprises pharmaceutiques et biotechnologiques suisses nous ont contactés afin d’optimiser et d’automatiser le suivi de leurs échantillons. En raison des réglementations strictes en vigueur dans ces industries, elles n’ont pas commencé la numérisation comme dans d’autres secteurs et avaient besoin d’un changement.

L’équipe Solid a relevé le défi !

Le contexte

Dans les laboratoires, il est très important de pouvoir savoir où se trouve un échantillon et de disposer de l’historique de ses mouvements pour s’assurer que le stockage est conforme à la réglementation et aux processus.

Par conséquent, le déplacement d’un échantillon dans une usine (de la production au contrôle de qualité) implique un niveau élevé de tâches manuelles et d’entrées d’informations manuelles dans des registres papier.

Tâches manuelles

Les techniciens de laboratoire devaient :

– Trouver l’échantillon (aucun inventaire réel n’était disponible)
– Le déplacer d’un endroit à l’autre et vérifier la concordance entre la température de l’échantillon et celle du réfrigérateur
– Saisir les informations dans un registre papier
– Communiquer avec les autres départements pour les informer que l’échantillon est prêt.
– Saisir les informations dans le système LIMS
– Etc…

Et cela ne s’arrête pas là, le travail désagréable ne se limitait pas au technicien de laboratoire mais affectait l’ensemble de l’entreprise :

– Le responsable des échantillons doit compiler ces informations pour avoir une vue d’ensemble des statuts des échantillons et vérifier que les échantillons ne sont pas restés trop longtemps dans le réfrigérateur.
– L’archiviste a dû classer le journal papier dans les archives pour le retrouver rapidement lors des audits.
– Et ainsi de suite…

Toutes ces étapes prenaient du temps mais avaient aussi des limites : pas de vision en temps réel, accès limité à l’information, perte de temps, limitation du contrôle, possibilité d’erreur humaine, accès limité aux données historiques et tâche non gratifiante pour l’opérateur.

En résumé, ils cherchaient une solution pour automatiser le suivi des échantillons. Une solution qui devait :

– Suivre les mouvements des techniciens dans les laboratoires et opérer différents contrôles
– Partager des informations réelles
– Communiquer avec d’autres systèmes (MES, LIMS)
– Se conformer à la réglementation GMP

La solution

La solution que nous avons développée pour notre client est composée de 3 éléments.

– Une technologie de suivi et d’identification :

En raison de la taille des échantillons, de leur nombre et du processus de déplacement, nous avons choisi d’équiper les échantillons de puce RFID. L’identification par radiofréquence est un système sans fil composé de deux éléments : les étiquettes et les lecteurs. Le lecteur est un appareil doté d’une ou plusieurs antennes qui émettent des ondes radio et reçoivent des signaux en retour de l’étiquette RFID. Nous remplaçons leurs étiquettes de base par des étiquettes RFID (de même taille) qui permettent de les lire automatiquement. La RFID offre plusieurs avantages comme la possibilité de scanner sans voir les étiquettes et des lectures multiples et rapides (81 échantillons en 20 secondes).

– Une solution mobile pour l’action opérationnelle :

Nous avons équipé les départements d’une application sur PDA Android. Les utilisateurs s’en servent pour effectuer leurs actions quotidiennes (transfert, destruction, aliquotage ….). L’application effectue les différents contrôles nécessaires tels que l’emplacement correct de la source, la bonne température du réfrigérateur, etc. et envoie toutes les informations à une base de données (qui, quand, quoi, d’où à où…).

– Une solution de back-office :

Elle permet d’afficher toutes les informations provenant du terrain et accessibles à tout le monde à tout moment. Le back-office remplace les carnets de bord et apporte de nouvelles fonctionnalités (alertes, suivi et rapports). Si un utilisateur a besoin d’une information sur un échantillon, il peut l’obtenir en quelques secondes. Il n’est plus nécessaire d’archiver les carnets de bord.

Bénéfice de la solution

La mise en œuvre de notre solution permet :

– Une vision en temps réel pour tous
– Des processus automatisés avec moins d’erreurs
– Un meilleur contrôle des mouvements et des règles de processus
– Une action plus rapide, une augmentation de la productivité
– Reporting et suivi de l’activité
– Faciliter l’expérience utilisateur

Comme mentionné précédemment, SolSample a été pensé et développé pour les besoins des industries biotechnologiques, pharmaceutiques et alimentaires. Il répond aux exigences de sécurité, de réglementation et de processus de ces industries. Cette solution est le résultat de 25 ans d’expérience dans l’identification et est née d’un effort commun entre un partenariat et Solid.
Les moindres détails, problèmes et inefficacités ont été soigneusement analysés et résolus au cours de nombreux échanges avec le partenaire. Cette solution est simple et efficace et a été développée dans le but d’être personnalisable pour chaque industrie tout en respectant leurs normes.

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